La presente informativa descrive le modalità con cui l’Associazione Accademia Forense (di seguito anche “Associazione” o “Titolare”) tratta i dati personali degli utenti che consultano il sito www.accademiaforense.eu, utilizzano i moduli e i recapiti pubblicati, richiedono l’iscrizione all’Associazione, si registrano a corsi o eventi oppure aderiscono alla newsletter.
1. Titolare del trattamento
Titolare del trattamento: Associazione Accademia Forense, in persona del legale rappresentante pro tempore.
Sede: Via Cola di Rienzo n. 162, 00192 – Roma.
E-mail: info@accademiaforense.eu
Codice fiscale dell’Associazione: 96458300587
Recapito dedicato all’esercizio dei diritti privacy: info@accademiaforense.eu
2. Ambito di applicazione
L’informativa si applica al sito sopra indicato e ai servizi digitali direttamente gestiti dall’Associazione. Non si applica a siti, piattaforme o servizi di terzi raggiungibili mediante collegamenti esterni, per i quali l’utente deve consultare le rispettive informative.
3. Categorie di dati trattati
3.1 Dati di navigazione
I sistemi informatici e le procedure software utilizzate per il funzionamento del sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione Internet. Possono rientrare in tale categoria: indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, sistema operativo, data e ora della richiesta, pagina richiesta, indirizzo della risorsa di provenienza, codice di risposta del server, log tecnici e dati relativi alla sicurezza.
3.2 Dati forniti volontariamente
- dati identificativi e di contatto inviati tramite e-mail o eventuali moduli di contatto;
- dati contenuti nella domanda di ammissione all’Associazione e nella documentazione allegata;
- dati necessari all’iscrizione e alla partecipazione a convegni, corsi, eventi formativi o iniziative associative;
- indirizzo e-mail e dati relativi all’iscrizione alla newsletter;
- dati amministrativi, fiscali e di pagamento, ove siano previste quote, corrispettivi o rimborsi;
- immagini, registrazioni audio-video e informazioni relative alla partecipazione a eventi, nei limiti indicati nella presente informativa e nelle eventuali informative specifiche;
- ogni ulteriore dato inserito spontaneamente dall’interessato nelle comunicazioni inviate all’Associazione.
3.3 Dati relativi a terzi
Chi comunica dati personali riferiti a terzi garantisce di essere legittimato a farlo e di aver informato gli interessati, assumendosi la responsabilità della comunicazione. L’Associazione può fornire agli interessati l’informativa prevista dall’art. 14 GDPR, ove applicabile.
4. Finalità, basi giuridiche e tempi di conservazione
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Finalità |
Base giuridica |
Conferimento |
Conservazione indicativa |
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Funzionamento del sito, sicurezza, prevenzione di abusi, gestione tecnica e diagnostica. |
Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR: legittimo interesse del Titolare alla sicurezza e corretta erogazione del servizio; eventuali obblighi di legge. |
Automatico e necessario per la navigazione. |
Log tecnici: di regola fino a 30 giorni, salvo esigenze di sicurezza, indagini o obblighi di legge. |
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Riscontro a richieste di informazioni e comunicazioni inviate tramite e-mail o form. |
Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR per misure precontrattuali richieste dall’interessato; art. 6, par. 1, lett. f) per la gestione ordinaria dei rapporti. |
Necessario per ricevere una risposta. |
Per il tempo necessario a gestire la richiesta e, di regola, non oltre 12 mesi, salvo ulteriore rapporto o contenzioso. |
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Gestione delle domande di ammissione, del rapporto associativo, degli organi e delle attività dell’Associazione. |
Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR; art. 6, par. 1, lett. c) per obblighi normativi, fiscali e contabili; art. 6, par. 1, lett. f) per la tutela dell’Associazione. |
Necessario per valutare la domanda e gestire il rapporto associativo. |
Domande non accolte: di regola 24 mesi. Soci: durata del rapporto e successivamente fino a 10 anni, salvo maggior termine per contenzioso. |
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Organizzazione e gestione di corsi, convegni, eventi e iniziative, comprese comunicazioni di servizio, attestati e crediti formativi. |
Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR; art. 6, par. 1, lett. c) per obblighi di legge; art. 6, par. 1, lett. f) per esigenze organizzative e documentali. |
Necessario per partecipare all’iniziativa. |
Per il tempo necessario all’evento; fino a 10 anni per documenti amministrativi, contabili o probatori. |
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Invio della newsletter e di comunicazioni informative sulle attività associative. |
Art. 6, par. 1, lett. a) GDPR: consenso, revocabile in ogni momento. |
Facoltativo; il mancato consenso non impedisce l’uso degli altri servizi. |
Fino alla revoca del consenso o alla disiscrizione; i dati minimi relativi alla revoca possono essere conservati per documentare il rispetto della richiesta. |
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Documentazione e diffusione di immagini o riprese relative a eventi, attività e iniziative dell’Associazione. |
Consenso, quando necessario; oppure legittimo interesse alla documentazione dell’attività associativa per immagini contestuali e non lesive, previa valutazione e informazione agli interessati. |
Facoltativo quando basato sul consenso; eventuali limitazioni saranno comunicate prima dell’evento. |
Per il periodo necessario alla comunicazione e all’archivio storico dell’Associazione, salvo revoca, opposizione accolta o diversa informativa. |
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Accertamento, esercizio o difesa di diritti e gestione di contestazioni. |
Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR; eventuali obblighi di legge. |
Necessario nei casi applicabili. |
Per la durata della controversia e fino alla scadenza dei termini di prescrizione. |
I tempi indicati possono essere prorogati quando la conservazione sia necessaria per obblighi normativi, richieste dell’Autorità, accertamenti, sicurezza informatica o tutela giudiziaria.
5. Newsletter e comunicazioni informative
L’iscrizione alla newsletter richiede una scelta libera e specifica dell’utente. Il consenso non deve essere preselezionato e può essere revocato in qualsiasi momento mediante il link di disiscrizione presente nelle comunicazioni oppure scrivendo al Titolare. La revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.
Qualora sia adottata la procedura di double opt-in, l’Associazione potrà conservare i log relativi alla richiesta e alla conferma dell’iscrizione per dimostrare il consenso.
6. Iscrizione all’Associazione
La domanda di ammissione viene valutata dagli organi associativi competenti secondo lo Statuto. I dati contenuti nel modulo e negli eventuali allegati sono trattati per l’istruttoria della domanda, la gestione del rapporto associativo, le comunicazioni istituzionali, la tenuta dei libri e degli archivi e gli adempimenti amministrativi, fiscali e contabili. Il modulo di iscrizione deve contenere o richiamare una specifica informativa breve.
7. Corsi, convegni ed eventi
Per l’organizzazione di corsi, convegni ed eventi possono essere trattati dati di contatto, qualifica professionale, Ordine di appartenenza, dati necessari al riconoscimento di crediti formativi, informazioni di pagamento e presenze. Quando l’iniziativa è realizzata con partner o soggetti accreditanti, questi possono ricevere i dati strettamente necessari, assumendo il ruolo privacy indicato nella specifica informativa dell’evento.
Durante gli eventi possono essere effettuate fotografie o riprese. Per immagini in primo piano o utilizzazioni promozionali non ragionevolmente riconducibili alla mera documentazione dell’evento, sarà acquisita una liberatoria o sarà fornita un’ulteriore informazione specifica.
8. Modalità del trattamento e sicurezza
I dati sono trattati con strumenti elettronici e, ove necessario, cartacei, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza e limitazione della conservazione. L’Associazione adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, gestisce le autorizzazioni di accesso e richiede ai fornitori garanzie idonee in materia di protezione dei dati.
9. Soggetti autorizzati e destinatari
I dati possono essere trattati o comunicati, nei limiti pertinenti, a:
- componenti degli organi associativi, dipendenti, collaboratori e volontari autorizzati;
- fornitori di hosting, manutenzione del sito, sicurezza informatica, posta elettronica, newsletter, cloud e archiviazione;
- professionisti e consulenti legali, fiscali, contabili, assicurativi e organizzativi;
- partner, enti patrocinanti, organismi accreditanti e strutture ospitanti, quando necessario alla gestione di corsi o eventi;
- istituti di pagamento e banche, ove siano previste transazioni;
- pubbliche amministrazioni, autorità giudiziarie, ordini professionali e altri soggetti nei casi previsti dalla legge.
I fornitori che trattano dati per conto dell’Associazione sono designati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, ove ne ricorrano i presupposti.
10. Trasferimenti verso Paesi non appartenenti allo SEE
I dati sono trattati, di regola, nello Spazio Economico Europeo. Qualora uno dei fornitori utilizzati comporti un trasferimento verso Paesi terzi, il trasferimento avverrà nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza, delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o di altra garanzia idonea. Informazioni aggiornate possono essere richieste al Titolare.
11. Cookie e altri strumenti di tracciamento
Il sito può utilizzare cookie tecnici e strumenti strettamente necessari alla navigazione, alla sicurezza e all’erogazione delle funzionalità richieste. Tali strumenti non richiedono il consenso, fermo l’obbligo di informazione.
Cookie analitici non equiparabili ai tecnici, cookie di profilazione e strumenti di terze parti che comportano tracciamento possono essere attivati soltanto dopo il consenso dell’utente. Prima del consenso devono restare bloccati. L’utente deve poter rifiutare, accettare o scegliere per finalità e deve poter modificare successivamente le preferenze mediante un comando sempre accessibile, ad esempio “Gestisci preferenze cookie”.
La tabella dei cookie non può essere completata in modo attendibile dalla sola consultazione delle pagine pubbliche: deve essere generata dopo una scansione tecnica del sito e aggiornata quando cambiano plugin, fornitori, contenuti incorporati o strumenti di misurazione.
12. Contenuti e collegamenti di terzi
Il sito può contenere link, mappe, video, pulsanti social o altri contenuti forniti da soggetti terzi. Il semplice collegamento esterno non comporta necessariamente una comunicazione di dati; i contenuti incorporati che raccolgono informazioni o installano strumenti non tecnici devono essere bloccati fino al consenso, ove richiesto. Le modalità di trattamento dei terzi sono disciplinate dalle rispettive informative.
13. Diritti degli interessati
L’interessato può esercitare, nei casi previsti, i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità, opposizione e revoca del consenso ai sensi degli artt. 15-22 GDPR. Può inoltre opporsi in qualsiasi momento al trattamento per finalità di comunicazione diretta e proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Le richieste possono essere inviate a: info@accademiaforense.eu oppure al recapito privacy indicato al punto 1.
Il Titolare può richiedere informazioni necessarie a verificare l’identità del richiedente e fornisce riscontro nei termini previsti dalla normativa.
14. Minori
Il sito e le attività associative sono rivolti principalmente a professionisti e adulti. Qualora siano raccolti dati di minori nell’ambito di specifiche iniziative, sarà fornita un’informativa dedicata e, quando necessario, sarà acquisito il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale.
15. Processi decisionali automatizzati
L’Associazione non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato, salvo diversa e specifica informazione.
16. Modifiche alla presente informativa
La presente informativa può essere aggiornata in conseguenza di modifiche normative, organizzative o tecniche. La versione vigente è pubblicata sul sito con indicazione della data di aggiornamento. In presenza di modifiche sostanziali, gli interessati saranno informati con modalità adeguate.
Riferimenti normativi essenziali
- Regolamento (UE) 2016/679, in particolare artt. 5, 6, 7, 12-14, 15-22, 24-25, 28, 32 e 44 e seguenti.
- Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101.
- 122 del Codice Privacy e Linee guida del Garante per la protezione dei dati personali sui cookie e altri strumenti di tracciamento del 10 giugno 2021.
- Linee guida EDPB 05/2020 [adottate in via definitiva il 7 luglio 2021] che interpretano e chiariscono le funzioni e le attribuzioni delle varie figure introdotte dal Regolamento (UE) 2016/679.
Ultimo aggiornamento: 30 luglio 2026